2011年2月13日 星期日

Gmail Contacts 通訊錄介面更新,更有效率的聯絡人編輯功能

 
2010年8月11日星期三

 

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在Gmail中除了收發整理電子郵件外,我也很常利用裡面的「通訊錄(Gmail Contact)」功能來整理自己的連絡人,然後將通訊錄同步到手機;或者利用內建的「工作表(Gmail Tasks)」來分派處理郵件的工作流程而今天早上登入Gmail後發現介面有了小小改變,現在「郵件、通訊錄、工作表」三大功能都集中到了左上方,點擊「通訊錄」後,更可以發現整個Contact介面完美的融合在Gmail當中,也強化了編輯、檢索、管理功能。

來自Gmail官方部落格的消息(Updates to Contacts and a (slightly) new look for Gmail),Gmail通訊錄介面進行了一次介面更新,在這次更新中添加了以下功能:

  • 支援鍵盤快捷鍵(按住〔?〕查看相關指令)。
  • 可以依據姓氏(Last Name)排序
  • 更簡潔且彈性的聯絡人欄位設定
  • 編輯通訊錄時可以回復前一個動作。
  • 自動儲存功能。
  • 聯絡人名稱添加複合式編輯欄位
  • 加大聯絡人的附註筆記欄位空間

這些改進,確實讓Gmail通訊錄功能可以更有組織,並且更有利於聯絡人資料的管理與利用。

 

從本文開頭的圖片中,可以看到現在的Gmail通訊錄已經完美的融合在Gmail介面當中,通訊錄的聯絡人分類會出現在最左方原本郵件分類的位置,聯絡人項目的檢視也和郵件檢視更有一致性。以前的Gmail Contacts感覺好像是「插入」Gmail中的一個外部服務,但現在看起來就真的有Gmail內建功能的感覺了

而進入單一聯絡人編輯畫面,以前垂直一長串需要捲動的聯絡人檢視,現在變成了左右橫排的模式,讓你在單一畫面就可以看到所有重點內容,而電話、地址、網址、生日等欄位也更有自訂性。

至於右方「加大型」的「附註」欄位,讓我們可以隨意的填入各種聯絡人相關資料,甚至拿來作為與該聯絡人的工作進度記錄等等,我覺得Google這次想到要加大筆記欄位確實是個不錯的巧思。而且根據另外一篇報導指出,這個附註欄位以後還會加入「富文本編輯功能」,也就是可以設定字體、連結、排版等等。

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最後這次另外一個值得讚賞的改進,就是「聯絡人名稱」終於擁有複合式的欄位了!以前你只能設定一個名稱,而現在可以區分「前稱謂」、「名字」、「中間名」、「姓氏」、「後稱謂」。

例如你在「姓氏」輸入馬,在「名字」輸入英九,在「後稱謂」輸入總統,那麼在聯絡人頁面出來的就會是「馬英九總統」。

是的!Gmail的聯絡人名稱編輯,在中文內容時可以幫你自動把姓氏提前,而在有英文內容時則會幫你把姓氏(Last name)擺在後面,非常聰明。

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這個聯絡人名稱複合欄位非常有用,除了有助於管理調整外,搜尋聯絡人時也能用關鍵字快速找出某一欄位裡的名稱。例如搜尋總經理,就可以找出所有稱謂是總經理的人。

因為Gmail在搜尋聯絡人關鍵字時,只能從欄位的第一個字開始搜尋,例如esor,如果你輸入e可以找到,但輸入s卻找不到。但是有了複合式欄位後,每個欄位都可以被獨立搜尋,所以例如蔡 英文 總經理,就可以透過蔡或英或總三個關鍵字查詢到該聯絡人。

看來Gmail的通訊錄已經愈來愈好用(其實原本就很有用),推薦大家試用看看。

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